Cum se citește o balanță de verificare, pas cu pas

Balanța de verificare este singurul document contabil care încape pe câteva pagini și conține, totuși, întreaga situație a firmei la o dată dată. Bilanțul spune mai puțin, iar registrul jurnal spune prea mult. De aceea o cer băncile, o cer cumpărătorii într-o due diligence și de aceea pornește raportul nostru tot de la ea.

Ce e, de fapt, o balanță

Este lista tuturor conturilor folosite de firmă, fiecare cu patru perechi de cifre: de unde a plecat, cât s-a mișcat în perioadă, cât s-a mișcat de la începutul anului și unde a ajuns. Nimic mai mult. Toată dificultatea vine din faptul că cele patru perechi se numesc scurt și seamănă între ele.

Solduri inițiale (SI-D, SI-C)

Cât avea contul la deschiderea exercițiului. Un cont de activ are sold inițial debitor, unul de pasiv are sold inițial creditor. Dacă vedeți invers, fie e o eroare de înregistrare, fie contul e unul bifuncțional, iar asta merită verificat separat.

Rulaje ale perioadei (RP-D, RP-C)

Cât a intrat și cât a ieșit prin cont în luna sau trimestrul analizat. Aici se vede activitatea. Un cont de clienți cu rulaj debitor mare a facturat mult; cu rulaj creditor mare a încasat mult. Diferența dintre ele, cumulată, explică de ce soldul crește sau scade.

Total sume (TSD, TSC)

Soldul inițial plus toate rulajele de la începutul anului. E coloana pe care o folosesc majoritatea verificărilor automate, pentru că din ea se deduce restul.

Solduri finale (SF-D, SF-C)

Unde a ajuns contul. Acestea sunt cifrele care ajung în bilanț și cele din care se calculează, practic, toți indicatorii.

Cele patru egalități care trebuie să iasă

O balanță corectă respectă, pe rândul de total general, patru egalități. Dacă una nu iese, nu are rost să analizați mai departe: reparați întâi contabilitatea.

1. Total SI-D = Total SI-C. La deschidere, activul egal pasivul.
2. Total RP-D = Total RP-C. Fiecare înregistrare a avut debit și credit.
3. Total TSD = Total TSC. Consecință a primelor două.
4. Total SF-D = Total SF-C. La închidere, tot activul egal pasivul.

În raportul nostru, verificarea asta se face prima și, dacă pică, procesul se oprește. Nu are sens să dăm un scoring pe o balanță care nu se închide.

Clasele de conturi, în limbaj obișnuit

Un truc util: dacă scădeți totalul soldurilor debitoare ale clasei 6 din totalul soldurilor creditoare ale clasei 7, obțineți rezultatul brut al perioadei. Este primul lucru pe care îl face oricine primește o balanță și nu are timp să o citească toată.

Trei lucruri care se văd imediat

1. Dacă firma trăiește din bani proprii sau din bani împrumutați. Comparați soldul clasei 1 (fără credite) cu totalul pasivului. Sub o treime, dependența de finanțare externă e mare, iar orice creștere de dobândă doare.

2. Dacă banii sunt blocați în marfă sau în clienți. Un sold mare la 371 cu vânzări modeste înseamnă stoc care stă. Un sold mare la 4111 înseamnă că ați vândut, dar nu ați încasat. Ambele arată profit în contabilitate și lipsă de bani în buzunar.

3. Dacă datoriile la stat sunt curente. Soldurile din grupa 44 spun mai mult despre sănătatea reală a firmei decât profitul. O firmă care amână TVA-ul are o problemă de lichiditate indiferent ce scrie la rezultat.

Ce nu vă spune balanța

Nu vă spune vechimea creanțelor - un sold de 400.000 lei la clienți arată la fel indiferent dacă e facturat săptămâna trecută sau acum doi ani. Nu vă spune dacă stocul mai are valoare. Și nu vă spune nimic despre contractele semnate și nefacturate. Pentru astea trebuie să deschideți fișele de cont și să întrebați oameni.

Cu asta în minte, balanța rămâne cel mai bun punct de plecare care există. De aceea o cere și banca.